Im Rahmen unserer Suche zu Google Alternativen (Gibt es Alternativen zum Google Universum) entstand eine Diskussion, in welcher die deutsche Software Lookeen erwähnt wurde. Stefanie Zimmermann (Ansprechpartnerin Presse beim Hersteller Axonic) hat mir nachfolgende Hintergrund-Informationen zum Produkt zur Verfügung gestellt.
Lookeen ist ein Add-On für Microsoft Outlook, das sämtliche Outlook-Ordner wie auch Verzeichnisse auf Festplatten und Servern auf Dateien nach individuellen Suchbegriffen durchsucht. Zur Zielgruppe gehören neben Privat- und Geschäftsanwendern auch Unternehmen, die mit anpassbarer Rechtevergabe die Suchprozesse ihrer Mitarbeiter optimieren möchten.
Dem Nutzer bietet Lookeen nach Installation zahlreiche Funktionen, die Suchanfragen zu personalisieren, zu optimieren und zu präzisieren. Da Lookeen auf Wunsch auch frei wählbare Verzeichnisse auf Festplatten und Servern nach Datensätzen durchsucht, kann es zusätzliche Programme für die Desktop-Suche wie beispielsweise Google Desktop Search oder Microsoft Desktop Search ersetzen. Lookeen kann jedoch auch parallel zu einer bereits vorhandenen Desktop-Search-Lösung genutzt werden.
Lookeen scannt nicht nur Überschriften, Betreffs oder Dateinamen, sondern den kompletten Inhalt aller Dateien in den Suchordnern.
Die Suche selbst nimmt nur wenige Sekunden in Anspruch: Der Nutzer gibt seinen Suchbegriff in das entsprechende Suchfeld der Lookeen-Taskleiste ein. Das Programm scannt die E-Mail-Postfächer sowie ggf. definierte Suchordner auf Datenträgern und Dateien, die den entsprechenden Suchbegriff enthalten. Die Vorschau zeigt alle gefundenen E-Mails und Dateien an. Sobald der Nutzer mit der Maus auf eine Datei fährt, zeigt Lookeen automatisch deren Inhalt an, ohne die Datei dafür extra öffnen zu müssen. Dadurch entfällt auch das Starten weiterer Programme. Mittels Highlighting hebt Lookeen in der Vorschau die betreffenden Suchbegriffe in den Dateien farblich hervor. Nach wenigen Sekunden ist die Suche abgeschlossen.
Am Ende eines Suchvorgangs zeigt Lookeen sämtliche E-Mails, inklusive der Anhänge ebenso an wie sämtliche Dateien in zuvor definierten Verzeichnissen. Auf einen Blick ist beispielweise die gesamte E-Mail-Kommunikation zu einem Schlagwort ersichtlich, inklusive sämtlicher Anhänge – und zwar unabhängig von Adressaten.
Lookeen zeigt sämtliche Dateien an: Neben Word-Dokumenten, Bildern, Videos und Sounddateien auch Tabellen, Präsentationen, aber auch PST-Files von Microsoft Outlook.
Zusätzlich sucht Lookeen auch nach Terminen, Aufgaben, Kontakten und Notizen und ordnet sie im Ergebnisfenster den gefundenen Daten zu. So werden ganze Projekte transparent und nachvollziehbar.
Der Nutzer kann für jede Suche neue Suchordner auf Datenträgern und Servern angeben und damit die Suchen ausweiten oder eingrenzen. Lookeen sucht so lange automatisch gemäß der zuletzt definierten Suchordner, bis der Nutzer diese ändert.
Lookeen Analytics zeigt beispielsweise per Balkendiagramm an, zu welchen Daten die Suchbegriffe am meisten verwendet wurden – auf diese Weise lassen sich um Nachhinein Trends ermitteln und Auswertungen erstellen, welches Thema zu welchem Zeitpunkt das am meisten genutzte war.
In Unternehmen können Systemadministratoren Lookeen als Server-Edition auch auf den Unternehmens-Servern installieren und für mehrere Nutzer einrichten. Jedem Nutzer können individuelle Zugriffsrechte zugewiesen werden, so dass z.B. bestimmte Suchordner oder Laufwerke nur für bestimmte Mitarbeiter indizierbar sind.
Lookeen unterstützt den Einsatz eigener GPOs und bietet darüber hinaus spezielle ADM-Files für individuelle Konfiguration und Rechtevergabe.
Lookeen installiert sich automatisch in weniger als einer Minute. Die Installation fügt dem vorhandenen Microsoft Outlook eine spezielle Lookeen-Taskleiste hinzu, die neben dem Eingabefeld für den Suchbegriff auch Buttons für weitere Funktionen enthält. Lediglich ein Neustart von Microsoft Outlook ist erforderlich, um das Programm in Betrieb zu nehmen. Nachdem man der Lookeen-Suche die Suchordner zugeordnet hat, indiziert der Lookeen diese und ist für Suchanfragen bereit.
Regelmäßige Updates halten Lookeen auf neuestem Stand.
Lookeen ist erhältlich ab Microsoft Outlook 2003, jetzt auch für Outlook 2010. Unterstützt werden alle gängigen Microsoft Windows Betriebssysteme.
2010 wurde Lookeen von der US-amerikanischen Webseite www.about.com mit dem Reader’s Choice Award zum „Best Outlook Add In“ ausgezeichnet.
Ähnliche Artikel:
Wir verwenden auch Lookeen in unserer Firma und sind auch sehr zufrieden mit dem tool! Hatten noch keine Probleme damit und hoffen auch, dass das so bleibt!
Gut oder schlecht:
3 
0